دليل استخدام نظام العهدة

شرح توضيحي بشاشات محاكاة وأرقام تدريبية، وليس تسجيلًا مباشرًا لبيانات الفندق. دليل استخدام العهدة من الرصيد إلى إقفال الوردية • فيديو تعليمي بمحاكاة الشاشات • الأرقام أمثلة وليست أرصدة حقيقية • الموقع وتطبيق الموظفين أهلًا بك. في هذا الفيديو سنتعلم استخدام نظام العهدة المالية في الفندق، على الموقع وتطبيق الموظفين. الشاشات هنا محاكاة تعليمية، والأرقام أمثلة توضيحية وليست بيانات حقيقية. سنسجل مصروفًا وتحصيلًا وتحويلًا، ثم نعد النقدية ونرسل إقفال الوردية للمراجعة. ١ · افتح عهدتي كل عملة ووسيلة لها رصيد مستقل • من الملف الشخصي اختر عهدتي • اضغط تحديث لعرض أحدث الأرصدة • راجع العملة قبل بدء أي عملية بعد تسجيل الدخول، افتح عهدتي من الملف الشخصي، واضغط تحديث. ستجد كل عهدة برصيدها وعملتها. النقدية المصرية منفصلة عن الدولار، وعن تحصيلات الماكينة. مبلغ الدولار يظل بالدولار، ولا يتحول رصيده إلى جنيه بسبب سعر الصرف. الأرقام المعروضة الآن أمثلة فقط. ٢ · تسجيل مصروف الخطوة الأولى: العملية والعهدة • اضغط + مصروف / تحصيل / تحويل • نوع العملية: مصروف • اختر العهدة التي دفعت منها لتسجيل مبلغ دفعته، اضغط زر مصروف أو تحصيل أو تحويل. في الخطوة الأولى اختر مصروف، ثم حدد العهدة التي دفعت منها بالفعل. في مثالنا سنختار الكاش المصري، لتسجيل مصروف صيانة. اضغط التالي، ولا تختار الدولار إذا كان الدفع بالجنيه. ٣ · المبلغ والتصنيف الخطوة الثانية: تفاصيل المصروف • المبلغ بعملة العهدة: 450 جنيهًا • التصنيف: صيانة معدات • سعر صرف العملة الأساسية: 1 أدخل المبلغ بعملة العهدة، مثل أربعمئة وخمسين جنيهًا، واختر التصنيف التشغيلي: صيانة معدات. النظام يستخدم التصنيف لتحديد الحساب المحاسبي تلقائيًا. إذا كانت العملة الأساسية بالجنيه، فسعر صرف الجنيه يساوي واحدًا. ولعملية بالدولار، أدخل سعر الدولار المعتمد في المنشأة، ثم حدد تاريخ الدفع الفعلي. ٤ · المرجع والمستندات الخطوة الثالثة: إثبات العملية • رقم إيصال فريد لكل عملية • اكتب المستفيد ووصفًا واضحًا • القسم والغرفة والمرفق عند الحاجة في خطوة المستندات، اكتب رقم الإيصال أو مرجعًا فريدًا، مثل إي إكس بي، صفر صفر واحد. لا تستخدم الرقم لعملية ثانية. اكتب المستفيد وسبب الدفع، مثل صيانة تكييف غرفة مئتين وثلاثة. اختر القسم والغرفة إذا كانا مرتبطين بالعملية، وأرفق صورة واضحة للفاتورة إن توفرت. ٥ · المراجعة والإرسال الخطوة الرابعة: تحقق ثم أرسل • راجع المبلغ والعملة والتصنيف • السابق يعيدك لتصحيح البيانات • الحركة تنتظر اعتماد مسؤول آخر قبل الإرسال، راجع المبلغ والعملة والتصنيف والمرجع. تستطيع الضغط على السابق لتصحيح البيانات. اضغط إرسال للاعتماد مرة واحدة. إرسال المصروف لا يعني ترحيله فورًا؛ ينتظر موافقة مسؤول مخول آخر. بعد الاعتماد ينشأ القيد ويحدث رصيد العهدة. حتى حساب المدير لا يعتمد العملية التي أنشأها بنفسه. ٦ · تحصيل أم إيراد؟ لا تسجل الإيراد نفسه مرتين • تحصيل مديونية: مبلغ مسجل سابقًا • إيراد جديد: خدمة لم يسجل إيرادها • رقم الحجز يربط السداد بالنزيل عندما يسدد النزيل مبلغًا على حجز أو فاتورة موجودة، اختر تحصيل مديونية. أدخل المبلغ والعهدة ورقم الحجز الداخلي إذا أردت ربط الدفع به، ثم أكمل المرجع والمراجعة. اختر إيرادًا جديدًا فقط لخدمة لم يسجل إيرادها من قبل. وعند التحصيل بالماكينة، اختر عهدة الماكينة وأدخل رقم الجهاز. ٧ · تحويل العهدة حدد المصدر والمستلم بنفس العملة • نوع العملية: تحويل عهدة • اختر عهدة الموظف المستلم • تسليم الخزينة خيار مستقل لتحويل مبلغ إلى موظف آخر، اختر تحويل عهدة. حدد عهدتك وعهدة الموظف المستلم بنفس العملة، ثم أدخل المبلغ والمرجع والسبب. وللتوريد إلى صندوق الفندق اختر تسليم الخزينة. أما تسوية تحصيلات الماكينة إلى البنك، فاختر تسوية الماكينة، وحدد البنك والعمولة وصافي التسوية. ٨ · تأكيد الاستلام التحويل لا يكتمل بمجرد إرساله • بعد الاعتماد: بانتظار الاستلام • المستلم يراجع المبلغ الفعلي • التأكيد يحدث رصيدي الطرفين بعد اعتماد التحويل، يصبح بانتظار الاستلام. الطرف المستلم يفتح الحركة ويراجع المبلغ الذي استلمه فعلًا، ثم يؤكد الاستلام. عندها يكتمل التحويل وتحدث أرصدة الطرفين. في التنفيذ الحالي، الأرصدة تتحرك عند تأكيد الاستلام، فلا تعتبر التحويل مكتملًا وهو ما زال معلقًا. ٩ · إقفال الوردية ما معنى مرجع الوردية؟ • اربط الإقفال بوردية العمل • ROSTER-123 يعني الوردية رقم 123 • مرجع الوردية يختلف عن رقم الإيصال في نهاية الوردية، افتح إقفال الوردية وعد النقدية. اختر العهدة. مرجع الوردية هو الرقم الذي يربط الإقفال بوقت عملك، مثل روستر مئة وثلاثة وعشرين. يظهر تلقائيًا عند وجود وردية مفتوحة. لا تخلطه برقم إيصال المصروف. وإذا لم توجد وردية، استخدم مرجعًا متفقًا عليه مع المشرف. ١٠ · عد النقدية الإجمالي المباشر أو عد الفئات • قيمة الفئة هي قيمة الورقة الواحدة • عدد الأوراق هو عددها وليس مبلغها • المثال: 4,900 جنيه فعليًا يمكنك إدخال الإجمالي الذي عددته مباشرة، أو اختيار عد الأوراق حسب الفئات. في مثالنا، عشرون ورقة من فئة مئتين تساوي أربعة آلاف جنيه، وتسع أوراق من فئة مئة تساوي تسعمئة. المجموع أربعة آلاف وتسعمئة. أدخل صفرًا للفئات غير الموجودة، وكرر العد لكل عملة. وللماكينة، طابق الرصيد الإلكتروني مع تقريرها. ١١ · الفرق والتعليق اكتب الموجود فعلًا ولا تخفِ الفرق • المتوقع: 5,000 جنيه • الفعلي: 4,900 جنيه • العجز: 100 جنيه يحتاج مراجعة النظام يقارن الرصيد المتوقع بما عددته فعلًا. المتوقع في مثالنا خمسة آلاف، والفعلي أربعة آلاف وتسعمئة، فيظهر عجز مئة جنيه. لا تغير العد لإخفاء الفرق. اكتب السبب المعروف، أو اذكر أن الفرق يحتاج مراجعة إذا لم تعرف السبب. العجز لا يتحول تلقائيًا إلى خصم على راتبك. ١٢ · إرسال الإقفال راجع العد ثم أرسله للمشرف • راجع الوردية والعملات والفئات • المشرف يراجع العجز أو الزيادة • إذا تغير الرصيد، أعد العد في آخر خطوة راجع مرجع الوردية والمبلغ والفئات والتعليق، ثم أرسل إقفال الوردية للمشرف. أي فرق مالي يحتاج مراجعة واعتمادًا. وإذا حدثت حركة جديدة وغيرت الرصيد بعد العد، أعد العد والإقفال لنفس الوردية. وفي نهاية العمل، أرسل إقفالًا لكل عهدة تخصك قبل تسجيل الخروج. ١٣ · إضافة عهدة للمسؤول ثلاث خطوات في الإعدادات • الموظف أو ADMIN والنوع والعملة • اختيار حساب التحكم المحاسبي • العهدة تبدأ برصيد صفر إذا كنت مسؤولًا مخولًا، تستطيع إضافة حساب عهدة. أولًا حدد الاسم وصاحب العهدة ونوعها وعملتها. ثانيًا اختر حساب التحكم المحاسبي الموجود. ثالثًا راجع البيانات وأنشئ العهدة. يبدأ الرصيد بصفر، وتضاف الأموال بحركة معتمدة. الموظف العادي لا يحتاج إلى اختيار حسابات مدينة أو دائنة. ١٤ · الاتصال والتحديث عند فقد الرد، أعد نفس البيانات • انتظر نتيجة الإرسال أولًا • عند فقد الرد: أعد نفس العملية • افتح عهدتي واضغط تحديث لو انقطع الإنترنت بعد الإرسال ولم تتأكد من النتيجة، أعد إرسال نفس البيانات والمرجع. التطبيق يحتفظ برقم المحاولة، والخادم يعيد النتيجة الأصلية دون تكرار الحركة أو القيد. لا تنشئ رقم إيصال جديدًا لمجرد فقد الرد. حدّث التطبيق إلى آخر إصدار، وراجع عهدتي والحركات بعد التحديث. بهذه الخطوات تكون العهدة واضحة وقابلة للمراجعة.